Kiedy można nie księgować faktury zakupu?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością prawidłowego dokumentowania i księgowania transakcji. Faktury zakupu stanowią podstawę do rozliczenia kosztów firmy, jednak przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy każda otrzymana faktura musi zostać zaksięgowana. Pytanie to nabiera szczególnego znaczenia w kontekście dokumentów o niskiej wartości, faktur dotyczących wydatków prywatnych czy tych budzących wątpliwości co do ich związku z działalnością gospodarczą. Przyjrzyjmy się zatem, kiedy przedsiębiorca może zdecydować o niezaksięgowaniu faktury zakupu i jakie konsekwencje może to za sobą nieść.
Zasada ogólna: obowiązek księgowania faktur zakupu
Podstawową zasadą w prowadzeniu księgowości jest dokumentowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych związanych z działalnością firmy. Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi, każda faktura zakupu dokumentująca wydatek związany z prowadzoną działalnością powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych lub ewidencji podatkowej.
Faktury zakupu stanowią podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, co bezpośrednio wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego. Nieujęcie faktury w księgach może prowadzić do zaniżenia kosztów, a w konsekwencji do zawyżenia podatku dochodowego. Jednocześnie przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mają prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych, pod warunkiem że zakupy są związane z czynnościami opodatkowanymi.
Warto pamiętać, że obowiązek księgowania faktur zakupu dotyczy wszystkich form prowadzenia księgowości – zarówno pełnej księgowości, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i ewidencji przychodów przy ryczałcie ewidencjonowanym.
Istnieją jednak sytuacje, w których przedsiębiorca może, a nawet powinien, zdecydować o niezaksięgowaniu faktury zakupu. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich:
Wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą
Podstawowym warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli zakup ma charakter prywatny i nie jest w żaden sposób związany z działalnością, nie powinien być księgowany jako koszt firmy. Dotyczy to na przykład zakupu odzieży niebędącej odzieżą roboczą, artykułów spożywczych na potrzeby domowe czy wyposażenia prywatnego mieszkania.
Warto podkreślić, że samo wystawienie faktury na dane firmy nie przesądza o możliwości zaliczenia wydatku do kosztów. Kluczowy jest rzeczywisty związek zakupu z prowadzoną działalnością i możliwość wykazania, że służy on osiągnięciu przychodów lub zachowaniu źródła przychodów.
Wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodów
Ustawy o podatkach dochodowych (zarówno PIT, jak i CIT) zawierają katalogi wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli są związane z działalnością gospodarczą. Do takich wydatków należą m.in.:
- Kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów
- Grzywny i kary pieniężne nakładane przez organy państwowe
- Odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań podatkowych
- Wydatki na reprezentację (z pewnymi wyjątkami)
- Składki na ubezpieczenie społeczne dotyczące przedsiębiorcy
W przypadku takich wydatków, mimo że są udokumentowane fakturą, nie powinny być one ujmowane jako koszty podatkowe. Z punktu widzenia rzetelności księgowej, faktury te powinny być jednak zaewidencjonowane, ale z odpowiednią adnotacją o braku możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych.
Faktury dokumentujące czynności niepodlegające VAT
Jeśli przedsiębiorca otrzymuje faktury dokumentujące czynności niepodlegające opodatkowaniu VAT (np. niektóre usługi finansowe, ubezpieczeniowe), nie ma obowiązku ujmowania ich w rejestrze VAT. Jednak z perspektywy podatku dochodowego, jeśli wydatek jest związany z działalnością, powinien zostać ujęty w kosztach.
Konsekwencje niezaksięgowania faktury zakupu
Decyzja o niezaksięgowaniu faktury zakupu może nieść za sobą określone konsekwencje, zarówno podatkowe, jak i księgowe:
Konsekwencje podatkowe
Jeśli przedsiębiorca nie zaksięguje faktury zakupu dokumentującej wydatek, który mógłby stanowić koszt uzyskania przychodu, traci możliwość obniżenia podstawy opodatkowania o wartość tego wydatku. W efekcie zapłaci wyższy podatek dochodowy niż powinien. W przypadku podatników VAT, niezaksięgowanie faktury zakupu oznacza również rezygnację z prawa do odliczenia podatku naliczonego, co prowadzi do zwiększenia zobowiązania z tytułu VAT.
Z drugiej strony, niezaksięgowanie faktury, która nie dokumentuje kosztu uzyskania przychodu, jest działaniem prawidłowym i nie powinno prowadzić do negatywnych konsekwencji podatkowych. Należy jednak pamiętać, że w przypadku kontroli organy podatkowe mogą zakwestionować decyzję podatnika i uznać, że wydatek powinien być ujęty w księgach.
Konsekwencje księgowe
Niezaksięgowanie faktury zakupu może prowadzić do zniekształcenia obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. W przypadku podmiotów prowadzących pełną księgowość, może to skutkować nieprawidłowym ustaleniem wyniku finansowego, co z kolei może mieć wpływ na decyzje biznesowe podejmowane na podstawie sprawozdań finansowych.
Dodatkowo, w przypadku kontroli księgowej lub podatkowej, brak ujęcia faktury w księgach może być interpretowany jako próba ukrycia operacji gospodarczej, co może prowadzić do nałożenia kar administracyjnych.
Pamiętajmy, że zgodnie z zasadą memoriału, koszty powinny być ujmowane w księgach w momencie ich poniesienia, niezależnie od terminu zapłaty. Odkładanie faktur „na później” może prowadzić do ich pominięcia w ewidencji i negatywnych konsekwencji podatkowych.
Praktyczne podejście do księgowania faktur zakupu
W praktyce przedsiębiorcy powinni kierować się kilkoma zasadami przy podejmowaniu decyzji o księgowaniu faktur zakupu:
Ocena związku z działalnością gospodarczą
Kluczowym kryterium jest ocena, czy dany wydatek jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Związek ten powinien być rzeczywisty i możliwy do udowodnienia w przypadku kontroli. Warto pamiętać, że organy podatkowe często stosują restrykcyjne podejście do oceny związku wydatku z działalnością.
W przypadku wydatków o charakterze mieszanym (częściowo prywatnych, częściowo firmowych), należy dokonać odpowiedniego podziału i zaksięgować tylko tę część, która jest związana z działalnością. Przykładem może być faktura za usługi telekomunikacyjne, gdy telefon jest używany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.
Weryfikacja poprawności faktury
Przed zaksięgowaniem faktury warto zweryfikować jej poprawność formalną. Faktura powinna zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami, w tym dane sprzedawcy i nabywcy, daty wystawienia i sprzedaży, opis przedmiotu transakcji oraz kwoty netto, VAT i brutto.
Jeśli faktura zawiera błędy formalne, należy niezwłocznie zwrócić się do wystawcy o korektę. Księgowanie nieprawidłowych dokumentów może prowadzić do zakwestionowania prawa do odliczenia VAT lub zaliczenia wydatku do kosztów podczas kontroli podatkowej.
Dokumentowanie decyzji o niezaksięgowaniu
W przypadku podjęcia decyzji o niezaksięgowaniu faktury zakupu, warto udokumentować powody takiej decyzji. Może to być adnotacja na fakturze lub odrębna notatka służbowa. Dokumentacja taka może okazać się nieoceniona w przypadku kontroli podatkowej.
Pamiętaj również o przechowywaniu takich faktur, nawet jeśli nie są one księgowane. Okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Podsumowanie
Decyzja o niezaksięgowaniu faktury zakupu powinna być podejmowana z rozwagą i w oparciu o przepisy podatkowe. Podstawowym kryterium jest związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz brak wyłączenia danego rodzaju wydatku z kosztów uzyskania przychodów.
Niezaksięgowanie faktury, która mogłaby stanowić koszt uzyskania przychodu, prowadzi do zwiększenia obciążeń podatkowych. Z kolei księgowanie faktur dokumentujących wydatki niezwiązane z działalnością może zostać zakwestionowane przez organy podatkowe i prowadzić do negatywnych konsekwencji.
W razie wątpliwości co do możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów, warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym. Profesjonalna porada może pomóc uniknąć błędów i związanych z nimi konsekwencji podatkowych.
Pamiętajmy, że prawidłowe prowadzenie księgowości, w tym właściwe podejście do księgowania faktur zakupu, jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również elementem dobrego zarządzania firmą, pozwalającym na podejmowanie trafnych decyzji biznesowych w oparciu o rzetelne dane finansowe.
