Storno czarne i czerwone: Różnice i zastosowanie w księgowości

Storno to termin księgowy odnoszący się do techniki korygowania błędów w zapisach księgowych. W praktyce księgowej rozróżnia się dwa główne rodzaje storna: czarne i czerwone. Choć oba służą temu samemu celowi – skorygowaniu nieprawidłowych zapisów – różnią się sposobem wykonania i zastosowaniem w określonych sytuacjach. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i uniknięcia problemów podczas kontroli skarbowej.

Czym jest storno w księgowości?

Storno to metoda korygowania błędnych zapisów księgowych, która pozwala zachować przejrzystość i chronologię wszystkich operacji. W przeciwieństwie do zwykłego usunięcia lub nadpisania błędnego zapisu, storno pozostawia ślad zarówno błędnej operacji, jak i jej korekty, co jest niezbędne z punktu widzenia rzetelności księgowej.

Storno to technika księgowa polegająca na wprowadzeniu dodatkowego zapisu korygującego, który niweluje skutki błędnego zapisu, bez fizycznego usuwania pierwotnej operacji z ksiąg rachunkowych.

Stosowanie storna jest zgodne z zasadami rachunkowości, które wymagają, aby każda operacja była możliwa do prześledzenia i zweryfikowania. Dzięki temu zachowywana jest integralność ksiąg, a jednocześnie możliwe jest poprawianie wykrytych błędów bez naruszania ciągłości zapisów.

Storno czarne – charakterystyka i zastosowanie

Storno czarne, zwane również metodą dodatnią, polega na wprowadzeniu dodatkowego zapisu korygującego ze zmienionym znakiem operacji. Innymi słowy, jeśli pierwotny błędny zapis był po stronie Winien, korekta będzie po stronie Ma i odwrotnie. Ta metoda odwraca skutki błędnego zapisu, zachowując pełną historię operacji.

Schemat stosowania storna czarnego:

1. Identyfikacja błędnego zapisu

2. Wprowadzenie nowego zapisu z odwróconymi stronami (Winien/Ma)

3. Wprowadzenie poprawnego zapisu

Storno czarne jest szczególnie przydatne w następujących sytuacjach:

• Korekta błędów w zapisach dotyczących różnych okresów sprawozdawczych
• Poprawianie błędów wykrytych po zamknięciu ksiąg
• Sytuacje, gdy błąd dotyczy nieprawidłowej klasyfikacji kont

Przykład zastosowania storna czarnego

Księgowy zaksięgował zakup materiałów biurowych na kwotę 1200 zł na koncie „Usługi obce” zamiast na koncie „Zużycie materiałów”. Aby skorygować ten błąd metodą storna czarnego, należy:

1. Pierwotny błędny zapis: Winien „Usługi obce” 1200 zł / Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1200 zł

2. Zapis korygujący (storno czarne): Winien „Rozrachunki z dostawcami” 1200 zł / Ma „Usługi obce” 1200 zł

3. Prawidłowy zapis: Winien „Zużycie materiałów” 1200 zł / Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1200 zł

W efekcie saldo konta „Usługi obce” zostaje wyzerowane, a kwota prawidłowo ujęta na koncie „Zużycie materiałów”.

Storno czerwone – charakterystyka i zastosowanie

Storno czerwone, nazywane również metodą ujemną, polega na wprowadzeniu zapisu korygującego o tej samej treści co zapis błędny, ale z przeciwnym znakiem (wartością ujemną). Tradycyjnie takie zapisy oznaczano czerwonym kolorem (stąd nazwa metody), choć w systemach komputerowych często używa się nawiasów lub znaku minus.

Schemat stosowania storna czerwonego:

1. Identyfikacja błędnego zapisu

2. Wprowadzenie identycznego zapisu z wartością ujemną

3. Wprowadzenie poprawnego zapisu

Storno czerwone jest szczególnie przydatne w następujących sytuacjach:

• Korekta błędów w bieżącym okresie sprawozdawczym
• Poprawianie błędów w kwotach przy zachowaniu prawidłowych kont
• Sytuacje wymagające zachowania przejrzystości obrotów na kontach

Przykład zastosowania storna czerwonego

Księgowy zaksięgował fakturę za usługi internetowe na kwotę 500 zł, podczas gdy prawidłowa kwota to 350 zł. Aby skorygować ten błąd metodą storna czerwonego, należy:

1. Pierwotny błędny zapis: Winien „Usługi obce” 500 zł / Ma „Rozrachunki z dostawcami” 500 zł

2. Zapis korygujący (storno czerwone): Winien „Usługi obce” -500 zł / Ma „Rozrachunki z dostawcami” -500 zł

3. Prawidłowy zapis: Winien „Usługi obce” 350 zł / Ma „Rozrachunki z dostawcami” 350 zł

W rezultacie na koncie „Usługi obce” widoczna jest cała historia operacji, a saldo końcowe wynosi prawidłowe 350 zł.

Różnice między stornem czarnym a czerwonym

Zrozumienie różnic między obiema metodami stornowania jest kluczowe dla wyboru właściwej techniki w konkretnej sytuacji księgowej. Główne różnice można podsumować następująco:

• Sposób zapisu – storno czarne odwraca strony księgowania (Winien na Ma i odwrotnie), storno czerwone zachowuje strony, ale zmienia znak kwoty (dodaje wartość ujemną)
• Wpływ na obroty kont – storno czerwone zmniejsza obroty na kontach, storno czarne je zwiększa, co może mieć znaczenie przy analizie obrotów
• Zastosowanie czasowe – storno czerwone zwykle stosuje się w bieżącym okresie, storno czarne może dotyczyć różnych okresów sprawozdawczych
• Czytelność zapisów – storno czerwone jest często bardziej intuicyjne i przejrzyste, szczególnie przy korygowaniu prostych błędów kwotowych

Regulacje prawne dotyczące stornowania

Ustawa o rachunkowości nie narzuca konkretnej metody stornowania, pozostawiając wybór odpowiedniej techniki księgowemu. Jednakże wymaga, aby:

Błędy w zapisach wykryte przed sporządzeniem sprawozdania finansowego należy skorygować przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. (Art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości)

W przypadku prowadzenia ksiąg w formie elektronicznej, ślad każdej korekty musi być zachowany w systemie, co doskonale realizują obie metody stornowania. Ważne jest, aby przyjęta metoda była opisana w polityce rachunkowości jednostki i konsekwentnie stosowana.

Praktyczne wskazówki stosowania storna

Wybierając metodę stornowania, warto kierować się kilkoma praktycznymi zasadami, które ułatwią prowadzenie przejrzystej księgowości:

• Stosuj storno czerwone dla prostych korekt kwotowych w bieżącym okresie – jest bardziej intuicyjne i łatwiejsze do śledzenia
• Wybieraj storno czarne dla korekt międzyokresowych lub dotyczących różnych kont – lepiej radzi sobie z korektami obejmującymi różne okresy sprawozdawcze
• Zawsze dokumentuj powód korekty w opisie operacji – to ułatwi późniejszą analizę i kontrolę
• Zachowaj spójną metodologię stornowania w całej dokumentacji księgowej – mieszanie metod może prowadzić do nieporozumień
• Upewnij się, że system księgowy poprawnie obsługuje wybraną metodę stornowania – niektóre programy mogą mieć ograniczenia

Prawidłowe stosowanie technik stornowania zapewnia przejrzystość ksiąg rachunkowych, ułatwia kontrolę i weryfikację zapisów, a także zmniejsza ryzyko błędów w sprawozdawczości finansowej. Niezależnie od wybranej metody, kluczowe jest zachowanie śladu wszystkich operacji i ich korekt, zgodnie z zasadami rachunkowości. Dzięki temu księgi rachunkowe pozostają wiarygodnym źródłem informacji o sytuacji finansowej jednostki, a ewentualna kontrola skarbowa nie będzie stanowić problemu.