Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) to jeden z najważniejszych dokumentów w obrocie towarowym, który potwierdza wydanie towaru z magazynu. Prawidłowo wypełniony dokument WZ stanowi podstawę do wystawienia faktury oraz jest dowodem przekazania towaru odbiorcy.

Dokument WZ powinien zawierać kilka kluczowych elementów. Przede wszystkim dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy (nazwa firmy, adres, NIP). Niezbędne są również informacje o przekazywanych towarach: nazwa, ilość, jednostka miary oraz często również cena jednostkowa. Ważnym elementem jest data wydania towaru oraz numer dokumentu, który powinien być zgodny z przyjętą w firmie numeracją.

Choć przepisy nie określają jednoznacznie, czy dokument WZ musi być podpisany przez odbiorcę, w praktyce gospodarczej podpis odbiorcy jest standardem i stanowi potwierdzenie faktycznego przekazania towaru. Warto pamiętać, że dokument WZ nie zastępuje faktury, a jedynie stanowi podstawę do jej wystawienia.

Jak poprawnie wypełnić dokument WZ?

Dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) to kluczowy element dokumentacji w obrocie towarowym. Stanowi on pomost między fizycznym wydaniem towaru a wystawieniem faktury, zapewniając przejrzystość i porządek w procesach logistycznych firmy. Prawidłowe wypełnienie tego dokumentu nie tylko usprawnia pracę działów księgowych, ale również zabezpiecza firmę podczas ewentualnych kontroli skarbowych.

Numeracja dokumentu WZ

Każdy dokument WZ powinien posiadać unikalny numer. Nie istnieją odgórnie narzucone zasady numeracji, jednak warto przyjąć spójny i logiczny system, który ułatwi zarządzanie dokumentacją. Sprawdzonym rozwiązaniem jest format WZ/ROK/MIESIĄC/NUMER KOLEJNY (np. WZ/2023/05/123). Taki system znacząco usprawnia wyszukiwanie dokumentów oraz umożliwia łatwe powiązanie ich z odpowiednimi fakturami.

Dane sprzedawcy i nabywcy

W tej sekcji należy umieścić kompletne dane identyfikacyjne obu stron transakcji. Powinny one zawierać:

• Pełną nazwę firmy (zgodną z rejestrem)
• Dokładny adres siedziby
• Numer NIP

Dane na dokumencie WZ muszą być identyczne z tymi, które później pojawią się na fakturze. Nawet drobne rozbieżności mogą prowadzić do problemów z uznaniem dokumentów przez organy podatkowe i utrudniać rozliczenia między kontrahentami.

Specyfikacja towarów

Ta część dokumentu WZ zawiera szczegółowy wykaz wydawanych towarów i jest kluczowa dla prawidłowego rozliczenia transakcji. Należy precyzyjnie określić:

• Nazwy towarów (identyczne z nazwami stosowanymi w systemie magazynowym)
• Jednostki miary odpowiednie dla danego towaru (szt., kg, op., itp.)
• Dokładną ilość wydawanego towaru
• Cenę jednostkową (choć opcjonalna, jest bardzo przydatna)
• Wartość netto poszczególnych pozycji (również opcjonalna, ale zalecana)

Choć umieszczanie cen i wartości na dokumencie WZ nie jest wymagane prawem, zdecydowanie ułatwia to późniejsze wystawienie faktury i minimalizuje ryzyko błędów w wycenie. Jest to szczególnie istotne przy dużej liczbie pozycji asortymentowych.

Podpisy na dokumencie WZ

Dokument WZ powinien zawierać wyraźnie oznaczone miejsca na podpisy osób odpowiedzialnych za wydanie i odbiór towaru. Podpis osoby odbierającej stanowi niepodważalne potwierdzenie otrzymania towaru i jest kluczowy w przypadku ewentualnych reklamacji czy sporów dotyczących dostawy. Warto zadbać, by osoba odbierająca towar była upoważniona do jego przyjęcia, co dodatkowo wzmacnia wartość dowodową dokumentu.

Czy dokument WZ jest obowiązkowy?

Z perspektywy przepisów podatkowych, dokument WZ nie jest dokumentem bezwzględnie wymaganym. Jednak w praktyce gospodarczej jest powszechnie stosowany ze względu na jego funkcję dowodową i porządkującą. Stanowi on nieocenione narzędzie w prowadzeniu przejrzystej dokumentacji magazynowej i sprzedażowej.

Dokument WZ jest szczególnie przydatny w następujących sytuacjach:

• Gdy wydanie towaru i wystawienie faktury nie następują jednocześnie (rozdzielenie czasowe)
• Kiedy towar odbiera osoba trzecia, niebędąca formalnie nabywcą (np. kurier, przedstawiciel klienta)
• W firmach prowadzących szczegółową ewidencję magazynową i potrzebujących dokumentować każdy ruch towarów
• Przy transakcjach o dużej wartości, gdzie dodatkowe potwierdzenie wydania towaru zwiększa bezpieczeństwo obrotu

Relacja między dokumentem WZ a fakturą

Dokument WZ i faktura to dwa komplementarne dokumenty, pełniące odmienne, ale uzupełniające się funkcje. WZ dokumentuje fizyczny przepływ towarów, natomiast faktura jest dokumentem księgowym potwierdzającym transakcję finansową.

Prawidłowo wystawiony dokument WZ zawiera wszystkie informacje niezbędne do późniejszego bezbłędnego wystawienia faktury. Dobrą praktyką jest umieszczanie numeru dokumentu WZ na fakturze w polu „uwagi” lub jako dodatkową informację. Takie powiązanie obu dokumentów znacząco usprawnia procesy księgowe i magazynowe, a także ułatwia weryfikację podczas kontroli podatkowych.

Pamiętaj, że niezależnie od wybranej formy dokumentu WZ – papierowej czy elektronicznej – należy przechowywać go przez okres wymagany przepisami podatkowymi, czyli minimum 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokument został wystawiony. W przypadku kontroli skarbowej, kompletna i uporządkowana dokumentacja, w tym prawidłowo wypełnione dokumenty WZ, stanowi podstawę do udowodnienia prawidłowości prowadzonej działalności gospodarczej.