Skutki podatkowe umowy użyczenia lokalu na działalność gospodarczą

Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą to rozwiązanie, które cieszy się popularnością wśród przedsiębiorców, szczególnie na początku prowadzenia biznesu. Choć wydaje się atrakcyjna ze względu na brak opłat za korzystanie z nieruchomości, niesie ze sobą szereg konsekwencji podatkowych, które należy dokładnie przeanalizować przed jej zawarciem. Nieprzemyślana decyzja może prowadzić do nieprzewidzianych obciążeń finansowych dla obu stron. Warto zrozumieć, jak taka umowa wpływa na rozliczenia z fiskusem zarówno dla użyczającego, jak i biorącego w użyczenie.

Czym jest umowa użyczenia lokalu i jak się różni od najmu?

Umowa użyczenia to forma nieodpłatnego przekazania lokalu do używania. W przeciwieństwie do najmu, przy użyczeniu właściciel (użyczający) nie otrzymuje żadnego wynagrodzenia od biorącego w użyczenie. Ta podstawowa różnica ma kluczowe znaczenie dla konsekwencji podatkowych obu stron umowy.

Użyczenie lokalu regulowane jest przez Kodeks cywilny (art. 710-719), który określa je jako umowę, na mocy której użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu na bezpłatne używanie oddanej mu rzeczy przez czas oznaczony lub nieoznaczony. Warto podkreślić, że nieodpłatność jest fundamentalną cechą umowy użyczenia, która odróżnia ją od innych form udostępniania nieruchomości.

Ciekawostka: Umowa użyczenia, choć może być zawarta ustnie, w przypadku lokali na działalność gospodarczą powinna być sporządzona w formie pisemnej – nie ze względu na wymogi formalne, ale dla celów dowodowych w razie kontroli podatkowej.

Skutki podatkowe dla właściciela lokalu (użyczającego)

Właściciel lokalu, decydując się na jego użyczenie na cele związane z działalnością gospodarczą, powinien być świadomy następujących konsekwencji podatkowych:

Podatek dochodowy

Z perspektywy podatku dochodowego, użyczenie lokalu nie generuje przychodu dla użyczającego, ponieważ nie otrzymuje on żadnego świadczenia pieniężnego. Jednak sytuacja komplikuje się, gdy użyczającego i biorącego łączą relacje rodzinne lub gdy są oni powiązani biznesowo.

Organy podatkowe mogą wówczas zakwestionować nieodpłatny charakter umowy, szczególnie jeśli uznają, że wartość użyczenia powinna zostać zaliczona do przychodów z innych źródeł na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT. W praktyce jednak, jeśli umowa faktycznie nie przewiduje żadnych ukrytych świadczeń zwrotnych, użyczający nie powinien rozpoznawać przychodu.

Podatek od nieruchomości

Tu pojawia się istotna kwestia – użyczenie lokalu na działalność gospodarczą może spowodować znaczący wzrost podatku od nieruchomości. Jeśli lokal zostaje przekazany przedsiębiorcy, nawet nieodpłatnie, może zostać zakwalifikowany jako związany z działalnością gospodarczą, co wiąże się z wyższą stawką podatku od nieruchomości.

Przykładowo, w 2023 roku maksymalna stawka podatku od nieruchomości dla budynków mieszkalnych wynosiła 0,89 zł/m², podczas gdy dla budynków związanych z działalnością gospodarczą – 25,74 zł/m². Różnica jest więc znacząca i może istotnie wpłynąć na opłacalność użyczenia – w przypadku lokalu o powierzchni 50m² roczna różnica wynosi prawie 1250 zł.

Skutki podatkowe dla przedsiębiorcy (biorącego w użyczenie)

Przedsiębiorca korzystający z lokalu na podstawie umowy użyczenia również musi zmierzyć się z określonymi konsekwencjami podatkowymi:

Przychód z nieodpłatnych świadczeń

Zgodnie z przepisami ustaw o podatkach dochodowych, nieodpłatne świadczenia otrzymane przez przedsiębiorcę stanowią jego przychód. W przypadku umowy użyczenia lokalu, wartość tego przychodu ustala się najczęściej na poziomie czynszów rynkowych za podobne lokale w tej samej lokalizacji.

Oznacza to, że mimo braku faktycznych wydatków na czynsz, przedsiębiorca musi rozpoznać przychód i odprowadzić od niego podatek. Jest to istotny aspekt, który może znacząco zmniejszyć atrakcyjność umowy użyczenia z perspektywy podatkowej – przedsiębiorca płaci podatek od przychodu, którego faktycznie nie otrzymał.

Koszty uzyskania przychodu

Jednocześnie przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z użytkowanym lokalem, takie jak:

Opłaty za media (prąd, gaz, woda)
Koszty drobnych remontów i konserwacji
Opłaty eksploatacyjne
Wartość rozpoznanego przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia

Ta ostatnia pozycja jest szczególnie istotna – przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów dokładnie tę samą kwotę, którą rozpoznał jako przychód z tytułu nieodpłatnego korzystania z lokalu. W efekcie, operacja ta staje się neutralna podatkowo, pod warunkiem że przedsiębiorca prawidłowo udokumentuje i rozliczy te wartości.

Praktyczne rozwiązania i optymalizacja podatkowa

Biorąc pod uwagę powyższe konsekwencje podatkowe, warto rozważyć alternatywne rozwiązania lub sposoby optymalizacji:

Umowa najmu z symbolicznym czynszem

Zamiast umowy użyczenia, strony mogą zawrzeć umowę najmu z niskim, symbolicznym czynszem. Takie rozwiązanie eliminuje problem z rozpoznawaniem przychodu z nieodpłatnych świadczeń, a jednocześnie pozwala przedsiębiorcy na zaliczenie czynszu do kosztów uzyskania przychodu.

Dla właściciela oznacza to konieczność rozpoznania przychodu z najmu, ale przy niskich kwotach obciążenie podatkowe będzie minimalne, szczególnie jeśli wybierze opodatkowanie ryczałtem (obecnie 8,5% dla przychodów do 100 000 zł rocznie).

Umowa użyczenia między członkami rodziny

W przypadku użyczenia lokalu między członkami najbliższej rodziny (np. ojciec użycza lokal synowi na działalność gospodarczą), istnieją interpretacje podatkowe sugerujące, że nie powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń. Argumentuje się to tym, że takie użyczenie wynika z więzi rodzinnych, a nie z prowadzonej działalności gospodarczej.

Należy jednak podchodzić do tego rozwiązania ostrożnie i najlepiej zabezpieczyć się indywidualną interpretacją podatkową, gdyż linia orzecznicza w tym zakresie nie jest jednolita. Organy podatkowe coraz częściej kwestionują takie rozwiązania, zwłaszcza gdy działalność jest prowadzona na znaczącą skalę.

Dokumentacja i formalności przy umowie użyczenia

Niezależnie od wybranego rozwiązania, kluczowe znaczenie ma prawidłowe udokumentowanie transakcji:

Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą powinna zawierać co najmniej:

Dokładne dane stron umowy (imię, nazwisko, adres, NIP w przypadku przedsiębiorcy)
Precyzyjne określenie przedmiotu użyczenia (adres, powierzchnia, stan lokalu)
Okres użyczenia (określony lub nieokreślony)
Cel użyczenia (prowadzenie określonej działalności gospodarczej)
Zasady ponoszenia kosztów eksploatacyjnych i remontów
Warunki rozwiązania umowy (okres wypowiedzenia, przesłanki natychmiastowego rozwiązania)

Dodatkowo, przedsiębiorca korzystający z lokalu powinien prowadzić ewidencję wartości nieodpłatnych świadczeń, najlepiej w formie miesięcznych not księgowych, określających wartość rynkową czynszu za dany lokal.

Warto również zgromadzić dokumentację potwierdzającą wartość rynkową podobnych lokali w okolicy, np. oferty wynajmu z portali ogłoszeniowych czy opinie rzeczoznawców. Będzie to pomocne w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej i pozwoli uniknąć arbitralnego ustalenia wartości świadczenia przez organy skarbowe.

Podsumowanie konsekwencji podatkowych umowy użyczenia lokalu

Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą, choć pozornie atrakcyjna ze względu na brak opłat, niesie ze sobą szereg konsekwencji podatkowych, które mogą zniwelować jej ekonomiczne korzyści:

Dla właściciela (użyczającego) kluczowe są:

Potencjalny znaczący wzrost podatku od nieruchomości
Ryzyko zakwestionowania nieodpłatnego charakteru umowy przez organy podatkowe
Brak możliwości zaliczenia kosztów związanych z lokalem do kosztów uzyskania przychodu

Dla przedsiębiorcy (biorącego w użyczenie) najważniejsze są:

Konieczność rozpoznania przychodu z nieodpłatnych świadczeń
Możliwość zaliczenia równowartości tego przychodu do kosztów podatkowych
Prawo do odliczania innych kosztów związanych z lokalem
Obowiązek właściwego udokumentowania wartości nieodpłatnego świadczenia

Przed zawarciem umowy użyczenia lokalu na działalność gospodarczą, warto dokładnie przeanalizować jej skutki podatkowe lub skonsultować się z doradcą podatkowym. W wielu przypadkach alternatywne rozwiązania, jak umowa najmu z symbolicznym czynszem, mogą okazać się korzystniejsze podatkowo i bezpieczniejsze z perspektywy ewentualnych kontroli.