Nota korygująca do faktury – jak prawidłowo ją sporządzić? Praktyczny przewodnik

Nota korygująca to praktyczne narzędzie księgowe, które umożliwia nabywcy samodzielne skorygowanie błędów formalnych w otrzymanych fakturach. Dzięki niej unikniesz czasochłonnego procesu pozyskiwania faktury korygującej od sprzedawcy, co znacząco usprawnia dokumentację księgową. W tym poradniku poznasz wszystkie niezbędne informacje dotyczące prawidłowego wystawiania not korygujących, ich zastosowania oraz wymogów formalnych.

Czym jest nota korygująca i kiedy ją stosować

Nota korygująca to dokument, który wystawia nabywca towaru lub usługi w celu sprostowania pomyłek w otrzymanej fakturze. Kluczowe jest zrozumienie, że nota korygująca ma ściśle określony zakres zastosowania i nie może być wykorzystywana do wszystkich rodzajów korekt.

Możesz wystawić notę korygującą, gdy w fakturze występują błędy w:

Danych identyfikacyjnych sprzedawcy lub nabywcy (np. błędna nazwa firmy, adres)
Oznaczeniu towaru lub usługi (np. nieprecyzyjny opis)
Dacie wystawienia faktury
Numerze faktury
Innych informacjach formalnych, które nie wpływają na wysokość kwoty podatku

Pamiętaj! Noty korygującej nie można stosować do poprawiania błędów dotyczących kwot, stawek podatku, ilości towarów czy wartości sprzedaży. W takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Niezbędne elementy noty korygującej

Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, każda nota korygująca musi zawierać precyzyjnie określone elementy, aby była uznana za dokument prawidłowy pod względem formalnym:

Wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA” lub „NOTA” wyraźnie widoczne w nagłówku
Numer kolejny noty (zgodny z prowadzoną numeracją)
Datę wystawienia noty
Imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich pełne adresy
Numer identyfikacji podatkowej (NIP) zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy
Numer faktury, której nota dotyczy
Datę wystawienia faktury, której nota dotyczy
Dokładne wskazanie treści korygowanej informacji (błędnej)
Treść prawidłową po korekcie (jasno sformułowaną)

Jak krok po kroku sporządzić notę korygującą

Przygotowanie noty korygującej jest procesem systematycznym, który wymaga dokładności. Przestrzegając poniższej kolejności działań, zminimalizujesz ryzyko popełnienia błędu:

Przygotuj formularz noty korygującej – możesz skorzystać z gotowego wzoru lub stworzyć własny dokument zawierający wszystkie wymagane elementy.
Wypełnij dane nagłówkowe – wpisz wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA” oraz nadaj jej numer i datę wystawienia.
Wprowadź dane sprzedawcy i nabywcy – podaj pełne nazwy/imiona i nazwiska, adresy oraz numery NIP obu stron.
Wskaż fakturę, której dotyczy korekta – wpisz numer i datę wystawienia korygowanej faktury.
Określ błędną treść – wskaż dokładnie, który element faktury wymaga korekty i jaka jest jego błędna treść.
Podaj prawidłową treść – wpisz, jak powinna brzmieć poprawna informacja.
Podpisz dokument – nota powinna zostać podpisana przez osobę uprawnioną do jej wystawienia.
Uzyskaj akceptację sprzedawcy – przekaż notę do sprzedawcy w celu jej zaakceptowania (podpisania).

Wzory i formaty not korygujących

Przepisy nie narzucają konkretnego wzoru noty korygującej, co daje pewną elastyczność w jej przygotowaniu. Możesz wybrać najwygodniejszą dla siebie formę, dbając jedynie o to, by zawierała wszystkie wymagane elementy:

Gotowe formularze

Na rynku dostępne są gotowe druki not korygujących, które można nabyć w sklepach papierniczych lub księgarniach z artykułami biurowymi. To rozwiązanie sprawdzi się szczególnie w mniejszych firmach, które rzadko wystawiają noty korygujące.

Programy księgowe

Większość nowoczesnych programów księgowych i fakturowych posiada funkcję wystawiania not korygujących. System automatycznie zadba o poprawność formalną dokumentu, a ty musisz jedynie wprowadzić odpowiednie dane. To rozwiązanie jest najbardziej efektywne dla firm regularnie wystawiających dokumenty księgowe.

Samodzielne przygotowanie dokumentu

Możesz stworzyć notę korygującą w programie Word lub Excel, projektując własny szablon. Zadbaj o przejrzysty układ, który ułatwi sprzedawcy weryfikację i akceptację dokumentu. Wiele darmowych wzorów można znaleźć w internecie.

Wskazówka: Jeśli często wystawiasz noty korygujące, warto przygotować własny szablon dokumentu, który będziesz mógł wykorzystywać w przyszłości, zmieniając tylko konkretne dane. Zaoszczędzi to twój czas i zapewni jednolitość dokumentacji.

Procedura akceptacji noty korygującej

Nota korygująca zyskuje ważność dopiero po jej zaakceptowaniu przez sprzedawcę – to kluczowy element całego procesu, o którym nie można zapomnieć:

Przekaż notę sprzedawcy – możesz to zrobić osobiście, pocztą tradycyjną lub elektronicznie (jeśli sprzedawca akceptuje taką formę).
Uzyskaj podpis sprzedawcy – sprzedawca powinien potwierdzić zgodność treści noty z rzeczywistością poprzez złożenie podpisu.
Zachowaj kopię podpisanej noty – zarówno sprzedawca, jak i nabywca powinni posiadać egzemplarz podpisanej noty korygującej dla celów dokumentacyjnych i podatkowych.

Od 2022 roku, akceptacja noty korygującej może odbywać się również w formie elektronicznej, np. poprzez e-mail czy dedykowane systemy dokumentów elektronicznych, o ile obie strony transakcji wyrażą na to zgodę. Ta nowoczesna forma akceptacji znacząco przyspiesza cały proces, szczególnie gdy współpracujesz z kontrahentami z odległych lokalizacji.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu not korygujących

Świadomość typowych błędów pozwoli ci ich uniknąć. Oto pułapki, w które najczęściej wpadają osoby wystawiające noty korygujące:

Próba korygowania elementów cenowych – noty korygujące nie mogą służyć do poprawiania cen, stawek VAT czy wartości faktury. Takie działanie jest niezgodne z przepisami i może zostać zakwestionowane podczas kontroli.
Brak podpisu sprzedawcy – nota bez akceptacji sprzedawcy nie jest ważna i nie może być uznana za prawidłowy dokument księgowy.
Niepełne dane identyfikacyjne – pominięcie numeru NIP lub adresu sprzedawcy/nabywcy czyni dokument wadliwym pod względem formalnym.
Brak wskazania konkretnego błędu – nota musi jasno określać, co dokładnie jest korygowane, zestawiając błędną treść z prawidłową.
Wystawianie noty do faktury korygującej – jeśli sprzedawca wystawił już fakturę korygującą, wystawianie noty jest zbędne i może wprowadzać chaos w dokumentacji.

Księgowanie i przechowywanie not korygujących

Prawidłowe postępowanie z notami korygującymi po ich wystawieniu i akceptacji jest równie ważne jak sam proces ich tworzenia:

Noty korygujące należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Nota korygująca nie zmienia zapisów księgowych – jest jedynie dokumentem uzupełniającym do faktury, który koryguje jej elementy formalne.
Nota powinna być przechowywana razem z fakturą, której dotyczy, co ułatwia odnalezienie kompletu dokumentów podczas ewentualnej kontroli.
W systemach elektronicznego obiegu dokumentów warto zadbać o odpowiednie powiązanie noty z korygowaną fakturą.

Ważne! Wystawienie noty korygującej nie wpływa na rozliczenia podatkowe, ponieważ nota nie zmienia kwot na fakturze, a jedynie poprawia błędy formalne. Dzięki temu nie musisz korygować deklaracji podatkowych po wystawieniu noty.

Prawidłowo sporządzona nota korygująca to efektywne narzędzie do porządkowania dokumentacji księgowej. Pozwala szybko i sprawnie poprawić błędy formalne w fakturach bez angażowania sprzedawcy w proces wystawiania faktury korygującej. Pamiętaj o ograniczeniach dotyczących zakresu korekt oraz o konieczności uzyskania akceptacji sprzedawcy. Stosując się do przedstawionych wskazówek, będziesz w stanie profesjonalnie zarządzać dokumentacją księgową swojej firmy, minimalizując ryzyko błędów formalnych.